L'équipe nouvel intranet : Prix Inria du service de support à la recherche 2014

Mis à jour le 18/04/2023

Fruit d’un travail commun entre les équipes de la direction de la communication (Dircom), de la direction des systèmes d’information (DSI), de la direction des ressources humaines (DRH) et du centre Inria Sophia Antipolis - Méditerranée, le nouvel Intranet d’Inria a été ouvert fin avril 2014. Le prix du service de support à la recherche récompense l’engagement de l’équipe pilote de ce projet complexe.

« Lancé il y a quelques années, le projet de refonte de l’Intranet d’Inria avait achoppé, il était devenu urgent de le relancer et de le faire aboutir », explique Céline Acharian, directrice de la communication. « L’intranet précédent était techniquement désuet, beaucoup d’informations étaient datées et il était devenu difficile d’y trouver ce que l’on recherchait. Les intranets locaux, et de nombreux blogs et wikis comblaient ce vide, avec un risque d’éparpillement de l’information. Il était indispensable d’unifier tous ces contenus. Les acteurs du projet ont fait preuve d’une détermination sans faille. Ils ont avancé pas à pas, faisant du nouvel intranet un outil évolutif, adapté aux attentes exprimées par les utilisateurs. Je trouve essentiel que ce travail soit reconnu, car ils ont essentiellement travaillé dans l’ombre.

Aujourd’hui, chacun commence à s’approprier le nouvel intranet : voilà la véritable réussite de ce projet ! Les utilisateurs peuvent mettre en ligne des actualités, leurs contenus étant modérés a posteriori par les autres utilisateurs. Cette dimension participative fait partie de l’ADN du projet. »

Agnès Bessière

Assistante de communication, centre de Sophia Antipolis - Méditerranée

« J’étais la seule à être rattachée à un centre. Grâce à ma connaissance du fonctionnement des équipes de recherche mais aussi de l’intranet local, j’ai pu apporter une vision terrain dans ce projet national. J’ai participé à tous les chantiers : éditorial, définition du cahier des charges fonctionnel, ergonomie et surtout accompagnement des utilisateurs. Le centre de Sophia Antipolis avait un rôle de pilote : nous étions les premiers à tester les nouvelles fonctionnalités de l’Intranet en reprenant nos contenus. Aujourd'hui, j'accompagne les contributeurs du centre pour qu’ils jouent leur rôle d’animateurs du site en mettant à jour leurs contenus. Préparer les agents à ce changement m’a aussi demandé beaucoup de travail : il était essentiel de les rassurer et de leur donner des explications claires pour qu’ils puissent rapidement prendre en main l'outil. Il reste encore du travail, mais on peut être fiers de ce qui a été accompli. »

Cyril Da
Responsable du pôle digital, Dircom

« Être pragmatique, donner aux équipes une vision claire de chaque étape et accélérer l’aboutissement d’une première version de l’Intranet : tels sont les principes qui m’ont guidé. Dès le départ, j’ai veillé à ce que l’on bâtisse un socle solide, partagé avec la DSI et la DRH, sur lequel s’ajouteraient progressivement de nouvelles briques. Cette approche itérative a fait ses preuves. Au-delà, le nouvel intranet couronne une méthode de travail de "coconstruction", associant différentes directions, des contributeurs, des testeurs. Il fallait agir avec précaution et patience, car cet intranet impacte le quotidien de l’ensemble des collaborateurs d’Inria. Au final, l’intranet est un outil construit par et pour eux. Je trouve très enthousiasmant que nous ayons réussi à mobiliser autant de collègues sur ce chantier de longue haleine, ce projet nous a apporté beaucoup de satisfactions, ce prix n’étant pas la moindre. »

Damien Dechambre

Chef de projet web et éditorial, Dircom

« Mon rôle a consisté à spécifier et suivre le développement avant de valider la mise en production des fonctionnalités du site. Celles-ci avaient été définies dans le cahier des charges technique à partir des demandes formulées par les futurs utilisateurs. Mon travail s'est fait en collaboration avec les autres parties prenantes du projet, notamment pour s’assurer que nos contraintes d’ergonomie et d’accessibilité avaient bien été intégrées. Enfin, une fois le projet livré, j’ai vérifié qu’il était conforme à ce que l'on a commandé et que tout fonctionnait correctement. Je devais aller dans le détail, vérifier par exemple que les liens renvoient vers les bons contenus, que les images s'affichent bien... Ce travail est essentiel, car la plate-forme doit être facilement appréhendable par le plus grand nombre. Je crois que nous avons répondu aux attentes, comme en témoigne cette récompense. »

Didier Faugeron

Chef de projet, DSI

« En tant que chef de projet technique, j’avais en charge trois grandes missions : faire en sorte que les serveurs qui hébergent l’intranet soient prêts à temps, tester le système et suivre le travail du prestataire technique. J’intervenais également comme référent auprès des autres membres de l’équipe sur toutes les questions techniques. Les échanges avec des collaborateurs venus d’univers très différents ont été particulièrement enrichissants. Nous étions portés par une même envie de voir ce projet aboutir, car nous avions conscience qu’il y avait une forte attente. Ce prix est une vraie reconnaissance. Les délais ont été tenus, la technique ayant été à la hauteur de ce projet. Je suis fier de que nous avons accompli. Mais d'autres défis nous attendent, notamment la montée en charge et en compétence sur la solution, basée sur une technologie nouvelle. »

Nathalie Lémy

Chef de projets web spécialisée en ergonomie et en graphisme, Dircom

« J’ai vu passer les premiers projets de refonte intranet en 2006 ! Le projet a eu le temps de mûrir, projetant ainsi l’utilisateur au cœur du dispositif. Mon rôle a été, pour les 250 contributeurs formés, de veiller à la bonne prise en main de l’outil et à l’appropriation des procédures. J’étais à leur écoute pour échanger sur leur ressenti et partager l’intérêt de cet outil dans leur métier en termes de productivité et d’acquisition de compétences. Je poursuis cet accompagnement via l’animation d’un groupe très actif sur Iris, le réseau social interne d’Inria. Le confort de l’utilisateur est au centre de mes préoccupations. Responsable du chantier ergonomique et graphique, j’ai veillé à la conception d’une interface conviviale et intuitive, renforcée par un graphisme moderne et épuré, avec un accent mis sur l’accessibilité web. Un projet reconnu d’utilité publique si j’en crois cette récompense. »

Véronique Marracci

Chef de projet communication interne, Dircom

« J’ai rejoint Inria fin 2012 avec pour mission de piloter le projet de refonte de l'intranet. Dans une démarche de coconstruction, j’ai associé des utilisateurs et des contributeurs à toutes les étapes de conception, car un intranet, c’est un peu de technique et beaucoup d’humain ! J’ai plus particulièrement suivi le chantier éditorial : analysé et organisé l’information dans un rubricage, réécrit des contenus, vérifié que les différentes directions et émetteurs facilitent l’accès à l’information dont l’utilisateur a besoin. En parallèle, je suis allée avec Nathalie Lémy à la rencontre des 250 contributeurs qui ont accès au back office, en organisant des sessions de formations dans tous les centres et dans toutes les directions. Aujourd’hui, l’accompagnement continue. Ce prix vient récompenser les trois directions associées à ce projet mais aussi l’implication de tous les contributeurs. Sans eux, l’intranet ne serait très vite plus à jour. »

Jean-Denis Séméria

Responsable qualité et chef de la cellule environnement de travail par intérim, DSI

« Dans le cadre de ce projet, j’ai exercé une mission plus éditoriale que technique. Mon rôle : organiser la documentation liée au fonctionnement de notre direction, aux services que nous proposons et aux logiciels que nous mettons à la disposition des chercheurs. Ces informations étaient réparties sur les différents intranets. Sélectionner et remettre à niveau cette masse de données a demandé un très gros travail. Celui-ci a été réalisé très en amont du projet, alors que nous n’avions pas encore une idée précise du système dans lequel les contenus allaient être intégrés. Heureusement, grâce à l’excellente communication entre les différents acteurs du projet, j’ai pu fournir tous les éléments comme prévu au début de l’année. J’ai le sentiment que c’est ce travail collectif qui est aujourd’hui récompensé ! Une première, car nous n’avons pas l’habitude d’être sous les projecteurs à la DSI ! »

Rémy Taillefer

Chargé des ressources documentaires, DRH

« Au sein de la DRH, j’ai notamment la charge de tous les contenus RH du nouvel intranet (recrutement, carrière, formation, rémunération, congés...). Mon parcours un peu atypique me donne une connaissance assez large de l'institut car j'y ai précédemment coopéré plusieurs années en RH, en communication et dans une équipe de recherche en interfaces humain-machine, sur deux projets européens. J'ai par ailleurs créé ma propre startup de conseil et R&D en ergonomie logicielle et facteurs humains. Pendant dix années j'y ai effectué et dirigé des études pour un grand nombre de clients. J’ai mis cette expérience au service du projet de refonte en menant régulièrement des tests individuels et de groupe avec les utilisateurs. Un travail essentiel pour faire évoluer l'outil, en modélisant et en formalisant leurs stratégies d'utilisation. Je suis un passionné du travail de terrain et j'ai apprécié la confiance qui m'a été accordée dans la réalisation du projet. »